1.รศ.ดร. อนุมงคล ศิริเวทิน และ ผศ.ดร. สมบูรณ์วัลย์ เหมศาสตร์ คำจำกัดความอย่างกว้างขวางที่เป็น สาระ ที่สำคัญของ MIS คือ ระบบการประมวลข้อสนเทศ ( Information Processing ) หมายความถึงการนำข้อมูลมา ประมวลผล เพื่อให้ได้ ข้อสนเทศ โดยออกแบบชัดเจน ถึง แหล่งข้อมูล วิธีการ และ ระยะเวลา ที่จะนำข้อมูล มาดำเนินกระบวนการ เปลี่ยนสภาพ ข้อมูล เป็น ข้อสนเทศ เพื่อประโยชน์ต่อการ ตัดสินใจ ในการบริหารงานขององค์กร อย่างทันการ
2. ศิริลักษณ์ โรจนกิจอำนวย ( อาจารย์ประจำสาขาการบัญชี คณะพาณิชยศาสตร์ฯ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องระหว่าง มนุษย์ กับ เทคโนโลยี ด้านข่าวสารข้อมูล ซึ่งประกอบด้วย กระบวนการรวบรวมข้อมูล เพื่อให้ได้ สารสนเทศ ที่เป็นประโยชน์ต่อ การปฏิบัติงาน การบริหาร การตัดสินใจ ภายในองค์กร
3.วัชราภรณ์ อิสิชัยกุล ( อาจารย์ประจำภาควิชาบัญชี คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณมหาวิทยาลัย ) คำว่า Management Information System หรือ ระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร นั้น ไม่มีคำจำกัดความที่แน่นอนตายตัว เราจึงจะเห็นได้ว่า มีผู้ให้คำจำกัดความของ MIS ไว้ต่าง ๆ กัน ดังเช่น Walter I Kennevan ได้ให้คำจำกัดความของ MIS ไว้ ซึ่งเป็นที่นิยมใช้กันทั่วไป ดังนี้
“an organized method of providing past, present, and projection information relating to internal operations and external intelligence. It supports the planning, control, and operational functions of an organization by furnishing uniform in the proper timeframe to assist the decision-making process”
คำจำกัดความอื่น ๆ ของ MIS
3.1 The set of human and capital resources within the organization, which is responsible for the collection and processing of data to provide information that is useful to all level of management in planning and controlling the activities of the organization.
3.2 A MIS ( whether computer-based or manual ) as a communicative process in which data are accumulated, processed, stored, and transmitted to appropriate organizational personnel for the purpose of providing information on which to base management decisions. As such then, an information system consists of, at least, a person of a certain psychological type who aces a problem within same organizational context for which he need evidence to arrive at a solution, where the evidence is made available through some mode of presentation.
( ดร.อนุมงคล ศิริเวทิน / ดร. สมบูรณ์วัลย์ เหมศาสตร์ )
ทำไมต้องมี MIS
-การตัดสินใจบางระดับ อาจอยู่ในกรอบกฎเกณฑ์ที่ระบุไว้แล้วค่อนข้างแน่ชัด ตามสถานการณ์ต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ที่เรียกว่า “Programmed Decision”
-การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ไม่มีการกำหนดแนวทางไว้ล่วงหน้า
-ผู้บริหารที่มีระดับยิ่งสูง ยิ่งมีภาระในการตัดสินใจมากขึ้น
-ผลการตัดสินใจ สะท้อนโดยตรงต่อความสำเร็จของหน่วยงานนั้น ๆ
ดังนั้น ข้อมูลจึงเป็นพื้นฐานสำคัญ ที่จะชี้ความถูกต้องของการตัดสินใจ ที่ทำให้งานบรรลุผลสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ (efficiency) และ ประสิทธิผล ( effectiveness )
ข้อมูล ( Data )
คือ ข้อเท็จจริง หรือ สาระต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติ มีลักษณะทั่วไป คือ
1. เป็นตัวเลข หรือ ตัวอักษร
2. ได้จากการดำเนินงาน หรือ ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ
3. นำไปใช้ประกอบการตัดสินใจไม่ได้
สารสนเทศ ( Information )
คือ ข้อมูล ที่ผ่านการ ประมวลผล แล้ว มีลักษณะทั่วไปคือ
1. สภาพข้อมูลมีรูปแบบ
- ที่มีความสัมพันธ์
- ที่มีความเกี่ยวข้อง
2. นำไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้
3. นำไปใช้ตอบปัญหาต่าง ๆ ได้
ตัวอย่างการประมวลผล
อย่างธรรมดา
- หาค่าเฉี่ย
- จัดเรียงลำดับ
- คิดอัตราร้อยละ
ชั้นสูง
- วิจัยดำเนินงาน
- วิธีทางสถิติ
วัฏจักรของการตัดสินใจ
ข้อมูล ถูกประมวลผล ได้ สารสนเทศ เป็นองค์ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อการบรรลุเป้าหมาย หรือ นโยบาย การตัดสินใจ ถูกนำไป ปฏิบัติ เกิด ข้อมูลใหม่ เข้าสู่ กระบวนการ ประมวลผล
สิ่งที่เป็นปัญหาต่อกระบวนการตัดสินใจ
คือ การขาดข้อมูล ทำให้ ผู้บริหารต้องตัดสินใจ ด้วย ความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ ( ซึ่ง อาจผิดพลาด ถ้ามีไม่เพียงพอ ) และ เกินวิสัย ที่ผู้บริหารคนเดียว จะแสวงหา ข้อมูล ตามลำพัง ( มาเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ )
MIS ถูกสร้างขึ้นเป็น แหล่ง สารสนเทศ ให้แก่ผู้บริหาร ระดับต่าง ๆ ดังนี้
1. ระดับ Operational Control เป็นการบริหารงาน ระดับล่างสุด ที่ควบคุมการดำเนินงานต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ระดับ Managerial Control เป็นระดับที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำ งบประมาณ และ การจัดสรรทรัพยากร สารสนเทศ จะช่วยตัดสินใจการจัดสรรทรัพยากรที่มีจำกัด ให้แก่งานประเภทต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง
3. ระดับ Strategic Planning เป็นระดับของการวางนโยบาย ที่จะทำให้วัตถุประสงค์บรรลุความสำเร็จ สารสนเทศ จะช่วยการตัดสินใจ ให้ดำเนินการในแนวทางที่ถูกต้อง
MIS คือระบบการผลิต สารสนเทศ เพื่อการบริหาร
1. ข้อมูล และ แหล่งข้อมูล ถูกออกแบบอย่างเด่นชัด
2. มีวิธีการ และ ระยะเวลา ที่จะนำข้อมูลมาประมวลผล
3. สารสนเทศ เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ ในการบริหารงานขององค์กรได้ทันการณ์
4. สารสนเทศ สนับสนุนงานการนริหารได้ทุกระดับ
ลักษณะของ MIS
1. MIS ต้องสนับสนุนการบริหารงานในทุกระดับ
2. MIS ควรจะสามารถเชื่อมโยง หรือ ประสานงานระบบข้อมูลในหน่วยงานย่อยต่าง ๆ ได้
3. MIS ต้องมีข้อมูลพร้อมที่จะถูกประมวลผล เพื่อให้คำตอบแก่ผู้บริหารได้เสมอ สำหรับความต้องการที่เรียกว่า Unstructured Request
4. MIS ควรเป็นระบบซึ่งสามารถนำ เทคนิค การวิจัยดำเนินงาน มาใช้ได้
5. MIS ควรมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลที่แน่นอน และไม่ซ้ำซ้อนกันโดยนัย มีการจัดเก็บ ข้อมูล ไว้แห่งเดียว เพื่อสะดวกต่อการแก้ไขปรับปรุง
ความล้มเหลวของ MIS
1. ผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญ
2. สารสนเทศที่ได้ ไม่ช่วยการบริหารงาน เพียงถูกใช้ควบคุมงานประจำวันเท่านั้น
3. การทำ MIS เป็น Total Information System นั้น ทำได้ยาก และ ส่วนใหญ่ เป็นไปไม่ได้
4. การสร้าง MIS ใช้ต้นทุนสูงเกินความจำเป็น เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์
แฟ้มข้อมูล ( Data Files )
1. ส่วนประกอบ ได้แก่ Field หรือ Data Item กับ ระเบียน ( Record )
2. ประเภท
2.1 แฟ้มข้อมูลหลัก ( Master File หรือ Dynamic File )
2.2 แฟ้มรายการปรับปรุง ( Transaction File )
2.3 แฟ้มอ้างอิง ( Reference File )
2.4 แฟ้มข้อมูลเก่า ( Historical File )
3. การปรับ ( Updating )
3.1 เพิ่ม
3.2 ตัด
3.3 แก้ไข
4. การจัด ( Organizing )
4.1 Serial หรือ Sequential
4.2 Direct
4.3 Indexed Sequential
5. การประมวลผล ( Processing ) เช่นเดียวกับ การจัด
6. แนวความคิดของระบบฐานข้อมูลหลัก
6.1 การซ้ำซ้อนของข้อมูล
6.2 ความผิดพลาดของข้อมูล
6.3 ความพร้อมของข้อมูล
6.4 การควบคุมระบบข้อมูล
7. ปัญหา เมื่อมีการใช้ข้อมูล ร่วมกัน ในระบบฐานข้อมูลหลัก
7.1 ความลับของข้อมูล
7.2 สิทธิส่วนบุคคล
7.3 เจ้าของ / ผู้รับผิดชอบข้อมูล
7.4 การตรวจสอบข้อมูล
7.5 ผลกระทบจากความผิดพลาด
รูปแบบของ MIS
ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบต่าง ๆ ขององค์กรนั้น ๆ เช่น
-ลักษณะการแบ่งงาน
-ความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน
-ความพร้อมของกิจกรรมต่าง ๆ
แบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ
1. MIS ย่อย ใช้เฉพาะในหน่วยงานย่อย
2. MIS รวม ใช้ทั้งองค์กร
เปรียบเทียบ ข้อดี – ข้อเสีย
MIS ย่อย
ข้อดี
1. ลักษณะของข้อมูล คุ้นเคยกับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติประจำอยู่แล้ว ( เข้าใจง่าย ผิดพลาดน้อย )
2. ใช้ บุคลากร งบประมาณ เวลาดำเนินการ ค่อนข้างน้อย
3. โอกาสสร้าง MIS ได้สำเร็จ อยู่ในระดับสูง
ข้อเสีย
1. ความพร้อมที่ไม่เท่ากันของหน่วยงานย่อย รวมทั้ง การรวบรวมและความทันสมัยของข้อมูล เป็น อุปสรรคต่อการผลิต สารสนเทศ เป็นส่วนรวมที่ผู้บริหารต้องการ
2. ข้อมูลประเภทเดียวกัน ปรากฏในหลายหน่วยงานย่อยเป็น นัย แห่งความซ้ำซ้อน และ ความขัดแย้ง ทำให้ ขาดความน่าเชื่อถือ และ เสียค่าใช้จ่ายสูง
MIS รวม
ข้อดี
1. เหมาะสำหรับองค์กรที่มีลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานย่อยด้วยกัน เป็นไปอย่างแน่นแฟ้น
2. แก้ไขปัญหาความซ้ำซ้อน และ การขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย
ข้อเสีย
1. ขอบข่ายของการดำเนินงานสร้าง MIS กว้างกว่าของหน่วยงานย่อย
2. จำเป็นต้องสร้างหน่วยงานใหม่ ที่ต้องได้รับการจัดสรร งบประมาณ และ บุคลากร เฉพาะ
3. โอกาสสร้าง MIS ได้สำเร็จ อยู่ในระดับต่ำ
ขั้นตอนของการสร้าง MIS
1. วิเคราะห์ตรวจสอบ ความต้องการ สารสนเทศ ของผู้บริหาร ( การใช้ประโยชน์ ความจำเป็น )
2. วางระบบการรวบรวม และ ผลิต สารสนเทศ ( แหล่งข้อมูล เวลา วิธี )
3. จัดทำคู่มือ อธิบายการเก็บรวบรวม และ ประมวลผลข้อมูลรวมทั้ง คู่มือการใช้โปรแกรม ( ในกรณี ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล )
ปัจจัยแห่งความสำเร็จของ MIS
1. ผู้บริหาร
- ระบุความต้องการ สารสนเทศ ได้ชัดเจน และนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง
- สนับสนุนค่าใช้จ่ายในการวางระบบการเก็บรวบรวม และ ประมวลผลข้อมูล
2. ผู้ปฏิบัติ
- มีความรู้ / ประสบการณ์ ด้านการบริหารงาน และ ด้านการวางระบบ
- มีความสามารถใน การประสานงาน การสอบถามความต้องการที่แท้จริงและ อธิบายให้ผู้บริหารเข้าใจ ถึง วิธีการใช้ประโยชน์จาก สารสนเทศ
ลักษณะของข้อมูล หรือ สารสนเทศ
ในแนวความคิดของ MIS ที่จำแนกตามระดับของผู้บริหาร มีลักษณะเป็นรูป ปิรามิด ที่แบ่งออกเป็น 4 ชั้น
ชั้นที่ 4 กำหนดนโยบาย สารสนเทศ เกี่ยวข้องกับข้อมูลภายในองค์กร ( ปริมาณ ข้อมูล ต่ำ )
ชั้นที่ 3 เกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณ หรือ จัดสรร งบประมาณ ให้แก่หน่วยงานย่อยต่าง ๆ
ชั้นที่ 2 ปริมาณข้อมูลน้อยลง ผู้บริหารใช้ สารสนเทศ ของตนเอง
ชั้นที่ 1 ดำเนินงานประจำ ( Routine ) เกิดข้อมูลมากมาย เป็นฐานของ สารสนเทศ ระดับสูง
ลักษณะอื่น ๆ ของ MIS
More Structure หมายถึง ลักษณะของ สารสนเทศ หรือ ลักษณะของการตัดสินใจ ( ซึ่ง ) มีตัวแบบ และ โครงสร้างที่แน่ชัด
Less Structure หมายถึง ลักษณะของ สารสนเทศ หรือ ลักษณะของการตัดสินใจ ( ซึ่ง ) ความเด่นชัด แปรผกผัน กับ ระดับ
Lowพ-level management and clerical หมายถึง การบริหารงาน หรือ การจัดการในระดับล่าง
Higher-level management หมายถึง การบริหารงาน หรือ การจัดการในระดับสูง
Programmed Decision หมายถึง ลักษณะการตัดสินใจที่มีแนวทาง และ หลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ค่อนข้างแน่นอน
Non-programmed Decision ความหมายตรงข้ามกับ ProgrammedDecision
Environment Data หมายถึง ข้อมูลสภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องกับ การดำเนินงานขององค์กร ซึ่ง บางครั้งจำเป็นต้องจัดเข้าอยู่ใน MIS ด้วย เช่น รายได้เฉลี่ยต่อคน จำนวนประชากร อัตราเงินเฟ้อ ฯลฯ
ความสัมพันธ์ ระหว่าง การแบ่งหน่วยงานย่อย ขององค์กร กับ รูปแบบ ของ MIS
1. หน่วยงานย่อย ใน หน่วยงานใหญ่ มี 2 แบบ คือ
1.1 หน่วยงานใหญ่ ( System ) แบ่งออกเป็นหลาย หน่วยงานย่อย ( Sub-system ) ซึ่งแต่ละหน่วย มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันอย่างแน่นแฟ้น ดังนั้น การประสาน ระหว่าง สารสนเทศ จึงแน่นแฟ้น ด้วย MIS จึงควรเป็นแบบ รวม
1.2 หน่วยงานใหญ่แบ่งเป็นกลุ่มของหน่วยงานย่อย โดยแต่ละกลุ่มยังแบ่งออกเป็นหน่วยงานย่อย อีกชั้นหนึ่ง ความสัมพันธ์จึงเน้นอยู่ภายในกลุ่ม MIS ย่อยในแต่ละกลุ่ม เป็นหลัก และ ควรเพิ่ม ความสัมพันธ์ ระหว่าง MIS ของแต่ละกลุ่ม เพื่อประโยชน์ของการบริหาร ระดับ Top Management
ตามแนวตั้ง ในแต่ละ block หมายความถึง หน้าที่ และ ความรับผิดชอบ ของหน่วยงานย่อยหนึ่ง ๆ เช่น องค์กรด้านธุรกิจ แบ่งออกเป็นหน่วยงานย่อย ด้าน การเงิน การตลาด การผลิต ฯลฯ หน่วยงานย่อยเหล่านี้ อาจมีความเชื่อมโยงกัน หรือ ไม่มี ก็ได้
ตามแนวนอน โดยปกติแล้ว ทุกหน่วยงานย่อมมีกิจกรรม ซึ่งเรียกว่า Activity Subsystem เป็นการแบ่งงานตาม ลำดับ ของการบริหารงาน ( 4 ระดับ )
อ้างอิง http://www.rta.mi.th/chukiat/story/MIS.htm
สิ่งที่ได้รับจากบทความ
MIS คือระบบการประมวลผลข้อสนเทศ หมายถึงการนำข้อมูลมาประมวลผลเพื่อให้ได้ข้อสนเทศ เพื่อประโยชน์ต่อการตัดสินใจ ในการบริหารงานขององค์กรอย่างทันการ เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับมนุษย์และเทคโนโลยี ด้านข่าวสารข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยกระบวนการรวบรวมข้อมูล เพื่อให้ได้สาระสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อ การปฎิบัติงาน การบริหาร การตัดสินใจภายในองค์กร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น